Rangkuman Materi Komunikasi Bisnis 1

Rangkuman Materi Komunikasi Bisnis

post by ginanjar

Bab 1 MENCAPAI KEBERHASILAN MELALUI KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

Soal Pre test

1. Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi

Komunikasi menjadi unsur yang paling penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan bahkan tanpa komunikasi yang efektif suatu perusahaan tidak akan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Apa yang saudara ketahui tentang komunikasi

Proses pengiriman dan penerimaan pesan berupa informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan lambang-lambang, kata-kata, grafik, gambar, bilangan dll.

3. Jelaskan tahapan yang harus saudara lalui dalam proses komunikasi

Tahap-tahap dalam proses komunikasi :

1.      Thinking                :Sender memikirkan apa yang akan disampaikan

2.      Encoding               :Sender memformulasikan pikiran atau perasaannya kedalam suatu lambang berupa bahasa atau kode-kode lainnya selain bahasa

3.      Transmittion          :Sender menyampaikan pesan secara nyata

4.      Reception              :Penerimaan informasi oleh pihak receiver

5.      Decoding              :Receiver menterjemahkan, menyerap, memikirkan isi pesan tersebut

6.      Understanding      :Receiver berusaha memahami isi pesan tersebut dalam suatu maksud/pengertian tertentu

7.      Feedback               :Receiver memberikan respon atau tanggapan kepada sender

4. Jelaskan hambatan –hambatan dalam komunikasi

1.      Hambatan Individu

1)      Noises (gangguan)

a.    Gangguan mekanik; yaitu bila terjadi gangguan di dalam saluran komunikasi atau kegaduhan fisik

b.   Gangguan semantik; yaitu rusaknya pengertian pesan yang disampaikan karena kesalahpahaman terhadap penggunaan istilah atau perbedaan persepsi antara komunikator dengan komunikan

2)      Interest (kepentingan)

Maksudnya adalah bahwa seorang komunikan akan menerima pesan bila memang mengandung informasi sesuai dengan kepentingannya

3)      Motivation (motivasi)

Komunikan tidak mempunya gairah (mud)

4)      Prejudice (prasangka)

Antara komunikator dengan komunikan satu sama lain memiliki dugaan yang bukan-bukan/memperkirakan hal-hal yang buruk, sehingga kedua-duanya mempunyai sifat subjektif.

2.      Hambatan Komunikasi Antar Pribadi

Haryani (2001) menjelaskan bahwa hambatan komunikasi antar pribadi terdiri dari:

a.       Perbedaan persepsi

b.      Kesalahan penyerapan pesan

c.       Perbedaan bahasa

d.      Kurang perhatian

e.       Perbedaan kondisi emosional

f.       Perbedaan latar belakang

3.      Hambatan Komunikasi Organisasi

a.       Kebanyakan informasi yang disampaikan

b.      Tingkat kerumitan pesan

c.       Penerimaan pesan ganda

d.      Perbedaan status

e.       Kurangnya kepercayaan

f.       Komunikasi yang tidak terstruktur

g.      Kesalahan pemilihan media

h.      Iklim komunikasi tertutup

i.        Komunikasi yang tidak etis

5. Jelaskan bagaimana agar komunikasi yang saudara lakukan bisa efektif

6.      Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal

7.      Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal

8.      Jelaskan fungsi komunikasi non verbal

9.      Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

Bab 2 KOMUNIKASI NON VERBAL

Soal Pre test

1. Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal
2. Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal

1.       Kontak Tubuh

2.      Physical Proximity (jarak fisik) komunikator dengan komunikan

3.      Orientasi (Posisi duduk) komunikator dan komunikan menunjukkan arti tertentu

4.      Postur tubuh

      Kesan dominasi; berdiri tegak, kepala miring ke belakang, tangan di atas paha.

5.      Gestur (gerak isyarat dari anggota badan)

6.      Movement (Anggukan atau gelengan kepala menunjukkan setuju atau tidak setuju)

7.      Facial expression (Ekspresi wajah) baik diperlihatkan oleh komunikator maupun komunikan

8.      Gerakan mata

9.      Non linguistic (Volume suara, kecepatan berbicara, nada suara, penekanan kata)

10.  Penampilan yaitu isyarat di bawah suatu kontrol yang disengaja

11.  Elemen non verbal lain

      Misal; warna, bunga, tanda lalu lintas,  waktu dsb.

3. Jelaskan fungsi komunikasi non verbal

Fungsi komunikasi Non verbal adalah sebagai berikut:

a.     Memberikan informasi baik secara sadar maupun tidak

b.     Untuk mengatur aliran percakapan

c.      Mengekspresikan emosi

d.     Melengkapi, kontradiktif, mengembangkan atau memperjelas komunikasi lisan

e.      Mengontrol atau mempengaruhi orang lain

f.       Memfasilitasi tugas-tugas khusus

4. Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

·      Receiving

Mendengarkan secara fisik pesan yang disampaikan dan membuat catatan yang berhubungan dengan topik yang sedang dibicarakan.  Hambatan yang sering terjadi pada saat penerimaan pesan dapat terjadi karena gangguan, kerusakan pendengaran, atau kurang perhatian.

·      Interpreting

Proses mengartikan bunyi-bunyi yang didengar dipengaruhi oleh nilai yang diharapkan, kepercayaan, ide-ide, harapan,  peran kebutuhan, dan sejarah personal.

·      Remembering

Menyimpan pesan-pesan yang diterima sebagai referensi

·      Evaluating

Mengevaluasi pesan yang diterima dihubungkan dengan kerangka referensi yang sudah dimiliki pendengar sebelumnya

·      Responding

Memberikan feedback kepada pembicara tentang apa yang sudah didengar.

Bab 3 KOMUNIKASI PERSONAL DALAM KANTOR

Soal Pre test

1.      Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi interpersonal

1.      Memberikan suatu fungsi hubungan diantara orang dan lingkungannya

2.      Membantu membuat konsep, mengingat dan merencanakan

3.      Fungsi mengatur

Kelancaran aktivitas kantor sangat ditentukan oleh keharmonisan hubungan (komunikasi) antar masing-masing individu dalam kantor (komunikasi personal dalam kantor).

2.      Jelaskan kesalahan-kesalahan yang biasa dilakukan dalam melakukan komunikasi interpersonal

Beberapa kesalahan komunikai antar personal yang perlu diketahui untuk kemudian dihindari, meliputi :

1)      Labelling

      Yaitu generalisasi terhadap suatu tindakan sekarang secara negatif berdasarkan pengalaman masa lalu. Kata kuncinya; selaku, pasti tidak pernah.

2)      Assuming infexibility

      Adalah generalisasi terhadap tindakan yang akan datang secara negatif berdasarkan pengalaman masa lalu.

      Kata kunci; tidak akan pernah, bakal......lagi.

3)      Blame placing

      Sama dengan peribahasa mencari kambing hitam.

4)      Dochotomizing

      Jalan mengajukkan dua alternatif situasi yang keduanya tidak sepenuhnya disukai/dikehendaki.

5)      Failure to test assumtion

      Yaitu membuat dugaan atau asumsi tentang pendapat, pandangan, sifat orang lain berdasarkan tindakannya, kemudian dibuat kesimpulan tanpa membuktikan dulu  kebenarannya.

6)      Failure to specify behaviour

      Adalah orang  yang memberi kritik yang tidak jelas,sehingga justru membingungkan atau membuat risih orang yang dikritik.

3.      Jelaskan respon yang saudara lakukan pada saat melakukan komunikasi interpersonal

Ada dua macam respon yang umumnya dilakukan manusia :

1)   Konfirmasi

Ialah segala tingkah laku dan perkataan yang menyebabkan orang lain lebih menghargai. Jadi macam respon ini akan memperkuat hubungan interpersonal, meliputi :

a.    Pengakuan langsung

b.   Perasaan positif

c.    Meminta keterangan

d.   Setuju

2)   Diskonfirmasi

Adalah tingkah laku dan perkataan yang menyebabkan orang lain kurang menghargai:

a.    Respon sekilas

     Memberikan respon pada pertanyaan lawan bicara, tetapi dengan segera mengalihkan pembicaraan.

b.   Respon impersonal

     Memberikan komentar dengan menggunakan kata ganti orang ketiga.

c.    Respon kosong

     Tidak menghiraukan lawan bicara sama sekali

d.   Respon yang tidak relevan

     Seperti respon sekilas, mengalihkan pembicaraan tanpa ada hubungan sama sekali dengan pembicaraan lawan.

e.    Respon interupsi

     Yaitu memotng pembicaraan orang lain dan mengambil alihnya.

f.    Respon rancu

     Berbicara dengan kalimat-kalimat yang kacau. rancu, atau tidak lengkap

g.   Respon-respon kontradiktif

     Menyampaikan pesan verbal yang bertentangan dengan pesan non verbal

Bab 4 PERENCANAAN PESAN BISNIS

Rangkuman:

Penulisan pesan bisnis harus mengikuti tiga tahap penulisan yaitu perencanaan, pengorganisasian dan penyempurnaan.  Perencanaan penulisan dapat dilakukan dengan cara;(1) analyze the audiens yaitu menentukan tujuan, layout penulisan dan profil audiens, (2) Investigate the topic yaitu memuaskan kebutuhan audiens anda melalui metode penelitian formal dan informal, (3) Adapt, yaitu memilih media dan saluran yang paling tepat kemudian membangun hubungan yang baik dengan audiens.

Soal Pre test

1. Jelaskn 3 tahap yang harus saudara lalui bila ingin menulis secara efektif
2. Jelaskan apa yang perlu saudara siapkan sebelum menulis
3. Jelaskan pengetahuan yang harus saudara perhatikan pada saat saudara memperhatikan audiens

Aspek penting untuk membangun hubungan yang baik adalah mencoba untuk menjadi seseorang bukan hanya untuk  kita sendiri (berfikir empati)

Bab 5 PENULISAN PESAN BISNIS

Rangkuman

Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan cara menyusun ide/pesan-pesan yang disampaikan dalam satu struktur yang logis yang terdiri dari ide utama, key poin.  Pengorganisasi pesan yang baik dimulai dengan menentukan ide utama, major points dan bukti-bukti pendukung.

            Penulis perlu memilih pendekatan yang akan digunakan dalam penyampaian pesan.  Pendekatan langsung akan digunakan bila penulis yakin bahwa audiens akan bereaksi positif terhadap pesan yang disampaikan, dan bila sebaliknya maka digunakan pendekatan tidak langsug.

Soal Pre test

1.      Bila saudara akan menyampaikan pesan yang sifatnya positif, jelaskan bagaimana  cara saudara menyampaikan pesan tersebut

Gunakan pendekatan langsung jika akan menyampaikan pesan yang sifatnya positif karena audiens pasti akan bereaksi positif juga.  Hal ini dapat dilakukan dengan mengungkapkan ide utama yang diikuti dengan bukti-bukti.

2.      Bagaimana cara saudara mengorganisasikan pesan bisnis

Dalam mengorganisasikan pesan bisnis  dilakukan dengan cara :

1.         Define your main idea

Penentuan ide utama merupakan hal yang paling utama dalam pengorganisasian pesan.  Dalam menentukan ide utama,kita perlu mengetahui apa yang ingin audience pikirkan atau lakukan, alasan mengapa mereka harus melakukan sesuatu, Suatu pesan harus didukung oleh ide atau bukti-bukti pendukung.

2.         Limit the scope

Anda perlu memecah ide utama menjadi unit-unit yang lebih kecil, pada umumnya anda harus membreakdown ide utama menjadi 3 sampai 5 poin utama.  Bila melebihi 7 poin utama, cobalah untuk mengkombinasikan beberapa ide agar lebih sederhana.

3.         Structure your message

Stuktur pesan meliputi ide utama, ungkapan poin utama, dan bukti-bukti pendukung.

4.         Choose between the Direct and the Indirect Approach

Bila anda akan menyampaikan sifat yang sifatnya positif, mulailah dengan ide utama, penjelasan dan penutup yang positif.  Sementara bila pesan anda negatif, maka mulailah dengan buffer, penjelasan, kesimpulan yang diinginkan dan penutup yang positif.  Sedangkan bila pesannya sifatnya persuasif, maka gunakanlah pendekatan Attention, Interest, Desire, dan Action (AIDA).

Bab 6 PENULISAN PESAN BISNIS RUTIN, GOODWILL, DAN BAD NEWS

Rangkuman:

Pesan goodwill positif atau rutin adalah pesan bisnis yang disampaikan kepada audiens yang menyebabkan reaksi positif atau netral.  Dalam penyampaiannya pesan tersebut seaiknya menggunakan pendekatan langsung yaitu dengan cara mengungkapkan ide utama di awal baru disertai dengan penjelasan dan bukti-bukti pendukung yang diakhiri dengan penutup yang positif.

Soal Pre test

1. Berikan contoh pesan bisnis yang sifatnya rutin atau positif
2. Bagaimana cara menyusun pesan tersebut
3. Pendekatan apa yang digunakan dalam penyusunanya

Bab 7 PENULISAN PESAN BISNIS NEGATIF (NEGATIVE MESSAGES)

Rangkuman

Pesan bednews adalah pesan yang apabila disampaikan kepada audiens, mak audiens akan bereaksi negatif.  Dalam penyampaiannya seorang komunikator sebaiknya menggunakan  pendekatan tidak langsung untuk mengurangi reaksi negatif dari audiens.

            Pendekatan tidak langsung adap dilakukan dengan mengungkapkan berita positif diawal kalimat yang diikuti oleh penjelasan dan bukti-bukti.

Soal Pre test

1. Jelaskan apa yang akan saudara lakukan apabila saudara membaca surat penolakan lamaran kerja yang disampaikan secara to the poin
2. Bagaimana saran saudara agar surat tersebut tidak begitu mengcewakan saudara

Bab 8 PENULISAN PESAN BISNIS PERSUASIF

Rangkuman

Pesan persuasive disusun dengantujuan untuk menarik perhatian audiens agar mau melakukan sesuatu.  Untuk menarik perhatian audiens pesan bisnis perlu disusun dengan menggunakan pendekatan AIDA yaitu attention, atau menarik perhatian, interest yang berarti bahwa pesan binis harus menimbulkan minat, desire yaitu pesan tersebut harus menimbulkan keinginan dan terakhir action atau menimbulkan tindakan .

Soal Pre test

1. Bila saudara membaca iklan apa yang menarik perhatian saudara
2. Apakah semua iklan menarik perhatian saudara, jelaskan mengapa demikian

Bab 9 PENULISAN PESAN E-MAIL DAN MEMO

Bab 10 KOMUNIKASI INTERNAL

Rangkuman :

Komunikasi internal sangat diperlukan dalam perusahaan terutama untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi pada karyawan, membujuk karyawan agar mau melaksanakan kebijakan perusahaan dll.  Komunikasi bisa dilakukan dengan menggunakan media memo atau e-mail.  Saat ini e-mail sudah banyak digunakan baik oleh perorangan maupun perusahaan.  Penggunaan e-mail yang kurang tepat akan menjaadi masalah bagi individu maupun karyawan.

Soal Pre Test

1.  Bolehkan saudara menggunakan komputer kantor untuk kepentingan yang sangat priibadi misalnya main face book, jelaskan
2. Bagaimana cara saudara mengirimkan e-mail
3. Mengapa komunikasi internal sangat penting bagi perusahaan dan karyawan

      Arti penting komunikasi internal bagi organisasi adalah:

a.                Komunikasi internal merupakan forum strategis bagi manajemen untuk menyampaikan kebijaksanaan organisasi. Apabila komunikasi internal tidak dilaksanakan, mudah sekali terjadi kesalahpahaman serta terbentuk desas-desus yang tidakbenar. Karyawan akan membuat asumsi sendiri, bahkanmendengarkan sumber dari luar yang tidak benar.

b.               Melalui komunikasi internal, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya.

c.                Komunikasi yang baik dengan karyawan merupakan langkah awal dari usaha membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar. Terdapat kecenderungan bahwa masyarakat lebih percaya karyawan daripada manajemen

d.               Komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan semangat kerja karyawan.

e.                Komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan manajemen.

Bab 11 PLANNING BUSINESS REPORT AND PROPOSAL

Rangkuman

            Dalam pembuatan laporan bisnis dan proposal, tidaklah lepas dari kegiatan perencanaan. Dalam kegiatan perencanaan terdapat lima point penting. Adapun lima point penting tersebut diantaranya terdiri dari menentukan jenis laporan bisnis apa yang akan digunakan, mengaplikasikan tiga langkah dalam proses pembuatan laporan bisnis dan proposal, menganalisa situasi, mengumpulkan informasi, hingga menyesuaikan laporan bisnis yang dibuat kepada audiens. Jika proses perencanaan pembuatan laporan bisnis dan proposal berpedoman pada lima point penting diatas, maka pembuatan laporan bisnis dan proposal akan menjadi lebih efektif dan efisien dalam hal penggunaan ruang dan waktu.

            Berdasarkan kasus yang telah dianalisis sebelumnya oleh kelompok kami diperoleh solusi terbaik, yakni kedua belah pihak baik pedagang maupun perusahaan harus sama-sama aktif terutama jika terjadi permasalahan seperti halnya pada kasus tersebut. Perusahaan harus selektif dalam pemilihan ataupun penggunaan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi. Jika terjadi permasalahan, perusahaan aktif dalam mencari informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut disamping itu pedagang juga harus segera menginformasikan kembali hal-hal yang memang seharusnya disampaikan sebelumnya secara terbuka. Pihak yang merasa telah merugikan pihak yang lain sebaiknya segera meminta maaf.

Soal Pre test

1. Jelaskan tiga tahap penulisan laporan dan proposal
2. Apa beda laporan dan proposal
3. Sebelum membuat laporan/proposal apa saja yang perlu saudara rencanakan

Bab 12 WRITTING BUSINESS REPORT AND PROPOSAL

Rangkuman

Dalam penyusunan laporan dan proposal bisnis diperlukan langkah – langkah yang tepat agar tujuan yang ingin dicapai dapat terealisasikan sehingga hasil yang didapat pun sesuai harapan dan maksimal. Maka dari itu perlu diperhatikan setiap sistem maupun peraturan – peraturan yang telah ditentukan dalam penyusunan laporan dan proposal bisnis.

Untuk menyusun suatu laporan adapun yang dilakukan ialah mendefinisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup, siapa yang akan menerima laporan, menentukan ide atau gagasan, mengumpulkan bahan – bahan, menganalis menafsirkan data, serta mengorganisasikan data dan menyiapkan outline akhir.

Kesalahan laporan yang menyebabkan laporan tidak diterima terjadi akibat kurangnya pengetahuan penulis atas isi laporan yang sebenarnya dibutuhkan oleh pembaca. Ini terjadi dikarenakan penulis yang kurang peka atas informasi yang sebenarnya diminta dan dibutuhkan oleh pembaca. Sehingga penulis harus bisa mencari tahu secara spesifik informasi yang sebenarnya diminta dan dibutuhkan oleh pembaca.

Soal Pre test

1.      Jelaskan jenis-jenis laporan

a.  Bentuk cetakan. Digunakan untuk mengisi laporan-kosong. Sebagian besar relatif singkat (lima atau lebih halaman) dan menangani informasi rutin, terutama numerik.

b.      Surat. Umumnya digunakan untuk laporan yang panjangnya terdiri dari maksimal lima halaman yang digunakan untuk urusan luar organisasi. Laporan ini  memiliki judul, catatan kaki, tabel, dan angka.

c.       Memo. Umumnya digunakan untuk jangka pendek (kurang dari 10 halaman) laporan informal didistribusikan dalam sebuah organisasi.

d.      Naskah. Umumnya digunakan untuk laporan yang memerlukan pendekatan formal, apakah terdiri dari beberapa halaman atau beberapa ratus halaman.

2.      Jelaskan apa perbedaan antara proposal dan laporan

Bab 13 COMPLETING  BUSINESS REPORT AND PROPOSAL

Rangkuman

Dalam penyempurnaan laporan bisnis dan proposal terdapat beberapa tahapan yaitu revisi dan proofreading atau koreksi kesalahan sebelum akhirnya diajukan atau diproses lebih lanjut.  Dalam tahapan itu ada beberapa faktor penting yang hendaknya diperhatikan yaitu:Menilai apakah sub-struktur dari tubuh utama (logis dan kreatif) adalah bena, periksa tata letak dan penampilan umum, tentukan apakah nada dan keseimbangan benar, review penggunaan dan format tabulasi dan lampiran, periksa akurasi angka-angka dan perhitungan¸ bahasa Inggris, tanda baca dan ejaan.     

Dalam membuat atau memproduksi laporan resmi dan proposal harus diperhatikan bagian-bagian seperti berikut: Komponen Laporan Resmi yang meliputi (1) bagian pendahuluan, terdiri dari: Cover,  Judul  dan Lembar Judul, Surat Kuasa dan Surat Penerimaan, Surat Pengiriman, Daftar Isi, Daftar Ilustrasi, Sinopsis atau Ringkasan Eksekutif. (2) Teks Laporan (Isi Laporan), terdiri dari: Pengenalan, Tubuh, Penutup, (3) bagian Tambahan, terdiri dari: Lampiran, Bilbliography, Indeks.

Komponen Proposal yang meliputi (1)  Bagian Pendahuluan, terdiri dari: Salinan RFP, Sinopsis atau ringkasan Eksekutif, Surat Pengiriman. (2) Teks Proposal (Isi Proposal) terdiri dari: Pengenalan, Tubuh, dan Penutup.

Pada dasarnya, meminta umpan balik pada setiap tahap membantu kita melepaskan diri dari kesalahan menulis. Bila kita meminta umpan balik. Kita tidak lagi bekerja dalam hampa, bertanya-tanya apakah kita memahami tugas dan atau membuat diri sendiri dipahami.  Dengan mencari umpan balik dari orang lain, kita mengambil positif langkah-langkah konstruktif untuk memperbaiki tulisan kita sendiri dan mengembangkan sebagai penulis.